◆SH1982◆弁護士の就職と転職Q&A Q49「なぜ日程調整のメールに神経をすり減らすのか?」 西田 章(2018/07/23)

弁護士の就職と転職Q&A

Q49「なぜ日程調整のメールに神経をすり減らすのか?」

西田法律事務所・西田法務研究所代表

弁護士 西 田   章

 

 私は、かつて「採用は、大学入試や資格試験と同様に実質審査である」と位置付けて、「能力・経験・人柄で採否が決まる」と思っていました。しかし、8年前、日程を調整するメールにおける不用意な表現が、内々定を取り消す結果をもたらした事例に遭遇したことから、「ちょっとしたコミュニケーションの齟齬でも『ご縁』を失わせてしまうことがある」と学びました。その事例では、最終面接を兼ねた会食の日程調整に際して、応募者が「すいません、第1候補日にゴルフの先約があるため、第2候補日でお願いします」と回答したため、採用側に「え? うちの最終面接よりもゴルフが大事?」という不信感を芽生えさせてしまいました。失言に気付いた応募者は、直後に(前職での恩義ある大先輩からのお誘いを受けた重要な予定ではありましたが)ゴルフをキャンセルして第1候補日に面接を設定し直してもらったのですが、採用側と候補者の間に生じた「溝」が埋まることはありませんでした。

 

1 問題の所在

 転職は、履歴書の提出から始まり、書類選考と面接審査を経て、採用側がオファーを提示して、これを候補者が受諾する、という流れで進みます。その過程で、書類選考で落とされたり、条件に不満がある候補者がオファーを辞退するのは、実体的な理由に基づく不成立なので、紹介業者も「ミスマッチだったな」と納得せざるを得ません。これに対して、「面接の日程が整わないが故にご縁が失われた」という事態に直面すると、「もし、スムースに進んでいたら・・・」という悔いが残ります。

 面接の日程調整には、①どちらが面接候補日を提示するか、②提示側はいくつぐらいの候補を挙げるべきか、③提示を受けた側は、見通しが不透明又は都合がつかない場合にどう回答するか、④一旦、設定された面接日を変更しなければならない事情が生じた場合にどうすべきか、といった論点が存在します。

 新卒採用では、候補者が学生又は受験生の立場であり、かつ、採用者は、大量の候補者の面接を効率的に設定しなければならないために、(i)採用側が面接日程を指定して、候補者は指定された日程に合わせるのが原則であり、(ii)一度、指定された面接日時について、候補者の側から変更を求めるのは(他社面接の優先を疑われるために)選考辞退に等しいリスクが伴います。

 しかし、中途採用においては、候補者の側も、弁護士業務を営む社会人であり、転職活動よりも、現在抱えている仕事を優先せざるを得ない立場にあり、かつ、採用者にとっては、優秀な候補者を一本釣りするためには、ケースバイケースの対応が可能であるため、(iii)候補者の側から、面接対応できる候補日を複数提示するほうが日程を調整しやすいという事情があり、(iv)一度、指定された面接日時であっても、候補者に弁護士業務上の急用が入れば、リスケジュールしなければならない場合が避けられません。そこで、候補者にとって、「係属案件に無責任な対応をすることなく、面接の日程調整を、採用側に悪印象を与えることなく進める」というのは、実はなかなか難しい作業です。

 

2 対応指針

 「どちらが面接候補日を提示すべきか?」については、候補者の側から、先に、複数の候補日を提示できるほうが日程調整はスムースに進みます。採用側のほうが、面接に出席する人数が多く、全出席者と会議室について複数の時間帯をブロックすることが難しいためです。

 採用側から複数の候補日の提示を受けられた場合には、候補者からの返答を遅らせてしまうことには、採用側の印象を悪くするリスクが伴います。連絡窓口となった者(採用担当パートナーや役員秘書等)は、多忙な上司や同僚のスケジュールを幅広くブロックし続けていることに負担が伴うからです。そのため、候補者としては、①できるだけ早期に返信する、②事後的にリスケを求める可能性がある「仮置き」であっても、即時に回答する、③少なくとも、ブロックしている候補日又は時間帯をできる限り縮小できる情報を提供する、という姿勢が求められます。

 そうすると、「一旦、指定された面接日時のリスケを依頼しなければならない事態」にも遭遇します。ここでは、「ご縁がないのかな、という不穏な兆候」を消し去るためには、「やむを得ない事情であり、志望動機が低いわけではないこと」が伝わるように説明を尽くしたり、面接の再設定の際には、自ら広めに候補日を提示することなどにより、意欲があることをアピールしておくべきです。

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(にしだ・あきら)

✉ akira@nishida.me

1972年東京生まれ。1991年東京都立西高等学校卒業・早稲田大学法学部入学、1994年司法試験合格、1995年東京大学大学院法学政治学研究科修士課程(研究者養成コース)入学、1997年同修士課程修了・司法研修所入所(第51期)。

1999年長島・大野法律事務所(現在の長島・大野・常松法律事務所)入所、2002年経済産業省(経済産業政策局産業組織課 課長補佐)へ出向、2004年日本銀行(金融市場局・決済機構局 法務主幹)へ出向。

2006年長島・大野・常松法律事務所を退所し、西田法律事務所を設立、2007年有料職業紹介事業の許可を受け、西田法務研究所を設立。現在西田法律事務所・西田法務研究所代表。

著書:『弁護士の就職と転職』(商事法務、2007)

 




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